A seccional gaúcha iniciou um ambicioso, moderno e necessário projeto no final de 2019, o “OAB/RS Totalmente Digital até 2021”. Neste mês de setembro, uma importante etapa desse objetivo foi concluída com antecedência até então inesperada: a digitalização de todos os processos internos da casa. Diante de um cenário pandêmico, a Ordem gaúcha foi exemplar no engajamento de seus colaboradores e na modernização de seus julgamentos.

O presidente da Ordem gaúcha, Ricardo Breier, destaca o esforço para que o projeto se torne uma realidade “A modernização da OAB/RS é a principal meta da nossa gestão, e demos mais um grande passo com a digitalização total dos nossos processos. Agora podemos dar mais celeridade aos julgamentos, e demonstramos que a seccional está acompanhando as inovações tecnológicas, não só no judiciário e na advocacia, mas também no âmbito de sua atuação como instituição”, reforça.

Mutirão

Através de um mutirão, que envolveu um grupo de trabalho com cerca de 40 colaboradores de diversos setores da casa e mais de quatro meses de dedicação, foi registrada a digitalização de um total de 7.800 processos físicos e 1 milhão e 700 mil páginas. O espaço escolhido para a tarefa foi a sala do conselho seccional, no 14ª andar da sede - pelo seu tamanho e por ser uma área única, com espaço e aberto e arejado.  Seguramente, foram estipulados procedimentos que respeitavam as regras sanitárias em tempos de pandemia: uso de máscara, distanciamento entre as mesas, álcool gel em todas as posições, abertura de janelas – tudo foi pensado e estruturado para que os colaboradores pudessem realizar seu trabalho de forma segura e efetiva. 

Com a sala do conselho transformada em um verdadeiro centro de digitalização (foram utilizados 12 scanners e 5 multifuncionais, além de 8 desktops), o processo ocorreu da seguinte maneira, em três etapas: Higienização dos processos –  eram feitas cópias de notificações e outros documentos que não passem pelo scanner; Digitalização – a transformação do processo físico no processo digital; Validação –  uma comparação do processo físico com a cópia digital, para que ele fique exatamente igual em termos de conteúdo e a sua migração ao sistema SEI.

“A grande vantagem dessa digitalização é que nós tínhamos um projeto de digitalização que estava prevendo a finalização do processo apenas no final de 2021. Mas com a pandemia, criamos uma oportunidade para adiantar o processo e concluí-lo em 4 meses. Devo parabenizar e agradecer o empenho de todos os colaboradores que se dispuseram a concluir um grande trabalho entre os meses de maio e setembro”, destaca Breier.

SEI Julgar

A digitalização total dos documentos e processos da OAB/RS permite que toda a estrutura da casa esteja apta para operar através do SEI Julgar. O sistema, que também é utilizado para o Portal da Advocacia, foi adquirido através de um convênio da seccional gaúcha com o TRF4, e possibilita que os setores organizarem as rotinas de trabalho, mesmo no trabalho remoto, além de permitir que os membros dos colegiados (muitos do interior do estado), possam continuar com suas atividades na forma do “novo normal”. É o que explica o diretor-tesoureiro e coordenador-geral do projeto da OAB/RS Digital, André Luis Sonntag. “Com a implantação do SEI Julgar, a seccional gaúcha faz digitalmente a gestão de seus processos administrativos. A Ordem gaúcha vem se profissionalizando administrativamente, e o SEI é uma ferramenta fundamental neste constante processo de evolução, auxiliando a gestão interna da entidade, os processos e as demais demandas, diminuindo seus custos”.

Foram atendidos, com a implantação do sistema e a digitalização dos processos, os setores: Tribunal de Ética; Câmaras (2ª e 3ª); Órgão Especial e Conselho Pleno; Assessoria da Presidência; Secretaria da Presidência; Memorial; Corregedoria; bem como as Comissões de Fiscalização do Exercício do Profissional, de Seleção e Inscrição, e de Sociedade de Advogados.

Julgamentos

Com o fluxo processual totalmente eletrônico, foi possível a retomada das sessões de julgamento na OAB/RS, através da utilização do SEI Julgar. O sistema permite a distribuição dos processos aos relatores, o envio de correspondências, a assinatura dos documentos pelos funcionários, membros de colegiados e diretoria.

Além disso, as sessões de julgamento podem ser acompanhadas passo a passo no sistema, desde a disponibilização do voto do relator, até a coleta das presenças e a abertura da sessão com o atingimento do quórum mínimo de participantes e a coleta dos votos. Após a finalização da sessão, o sistema ainda disponibiliza a Ata da Sessão e a Ementa. Dessa forma, o tempo para o fechamento da sessão diminui consideravelmente, quando comparado ao processo manual utilizado anteriormente. 

Como afirma, Sonntag, todos os setores da casa ganham, mas o maior beneficiado disso tudo é o TED – desde o início do processo, (seja em uma subseção, ou na ouvidoria) passando pela atuação dos demais órgãos até o seu final, tudo ocorre de forma eletrônica. “Todas as 106 subseções da OAB/RS estão fazendo uso do SEI e a TI da OAB/RS já treinou cerca de 1500 usuários em todo o estado para a devida utilização do sistema. Assim como todos os conselheiros, julgadores e colaboradores da seccional estão adaptados para essa nova forma de operar”.

Segurança, celeridade e democratização

Tal modernização dentro da Ordem gaúcha traz mais segurança para a informação, agilidade e, principalmente, democratização. O advogado que é parte de um processo, agora pode ter acesso direto a ele via sistema – não sendo mais necessário pedir uma cópia para a seccional, mandar petição através dos correios, ou se deslocar até a sede. “É preciso destacar a importância da democratização do processo, pois agora se dá o efetivo e fácil acesso àqueles colegas que precisam, sem ter que se deslocar até Porto Alegre para fazer uma sustentação oral no TED ou demais órgãos. Além disso, evita-se custos, e o meio ambiente agradece, pois o papel é cada vez menos utilizado” lembra Sonntag.